En nuestros blog anteriores, El primer paso para obtener una PMO que genere valor y Los próximos dos pasos para una PMO de valor se destacó que para diseñar o rediseñar una PMO de valor es necesaria la definición y balanceo de sus funciones basado en las expectativas de sus diversos interesados y alineado a los objetivos estratégicos de la Organización; solo así podremos iniciar a construir una PMO de valor. Ahora, empezaremos a determinar cómo empezar a estructurar esa PMO de valor.
La metodología PMO Value Ring, en sus pasos tres y cuatro plantea: a) La definición de los procesos por los servicios definidos y b) los indicadores que permitirán evaluar el desempeño o performance de esos procesos. Recordemos que un proceso es considerado como el conjunto de actividades que recibe entradas y genera una o varias salidas de valor para una entidad o ente específico.
Los procesos representan la estructura ósea de una Organización ya que establecen el orden para poder generar resultados. Para el caso de la metodología PMO Value Ring, los procesos representan los servicios o funciones previamente definidos en los primeros pasos. Ahora bien, empleando la inteligencia colectiva (concepto explicado en el blog anterior), PMO Value Ring cuenta con procesos predeterminados los cuales ofrecen un bosquejo inicial o quizá definitivo según la necesidad de detalle que la PMO que se diseña requiere.
Para determinar si se están haciendo bien las cosas, es necesario monitorear el desempeño de las mismas; para aterrizar la idea llevémosla al ámbito de un deporte como el tenis. Si deseo saber qué tan efectivo es mi primer servicio o saque inicial debo medir mi desempeño constantemente, para ello podría definir como indicador el número de primeros servicios (o saques iniciales) correctamente ejecutados sobre la cantidad de servicios ejecutados en todo un partido. Pero ello no queda ahí, debo definir también una tasa mínima de aceptación junto con una meta a lograr. Para el ejemplo podría definir como tasa mínima 50% y como meta 70%; y ello evaluarlo en cada partido que sostenga; solo así podré saber qué tan cerca o lejos me encuentro en alcanzar mi objetivo y adicionalmente determinar mi nivel de consistencia.
PMO Value Ring genera un aporte de mucho valor para los responsables del diseño o rediseño de una PMO, ello porque, dentro de su esquema propone un listado de indicadores cualitativos y cuantitativos por cada uno de los procesos (servicios o funciones) definidos y con ello poder determinar su desempeño. Adicionalmente propone plantear una meta interna (cuyo resultado es compartido únicamente entre los miembros de la PMO) y una meta externa (acordada con y comunicada hacia los principales interesados de la PMO).
El estructurar un orden de cómo trabajar y monitorear el performance de las funciones de la PMO constituyen pasos vitales para un diseño que busca generar valor hacia sus principales interesados, y, por ende, a la obtención de beneficios claves para la Organización en donde se desarrolla.
Alexandres Hoyos – Global Thinker Portfolio-Project Management & PMO
