¿Ejecutas a tiempo tu plan de gestión de cambio? Muchas veces al final de una fase de una transformación en la organización te das cuenta de que no se hicieron todas las actividades necesarias para captar la atención de los impactados. El patrocinador del proyecto solo hizo presencia en la última semana de esta fase del proyecto. Los asistentes a los entrenamientos recibieron la invitación dos días antes o peor aún, las personas reconocidas por ser resistentes hicieron lo posible por darse a notar en esta fase.
¿Te ha pasado? todas las situaciones anteriores son recurrentes cuando la gestión de cambio organizacional no se ejecuta de forma adecuada.
Planear la gestión de cambio
La gestión de cambio organizacional requiere de planeación y coordinación con diversos interesados. Antes de comenzar el proyecto, el equipo de gestión de cambio debe:
- Tener acceso a la información del caso de negocio para obtener detalles de la visión de la transformación
- Poder construir un plan que responda a las necesidades y los objetivos estratégicos
- Reunirse con el equipo de gestión de proyectos
Es decir, hacer lo necesario para conocer todos los aspectos de la planeación del proyecto: hitos del proyecto, interesados, fases en las que se ha dividido, equipos de trabajo involucrados, lugares geográficos impactados, necesidades en capacitación y en general toda la información que pueda ayudar para crear las actividades del plan de GC.
Ejecutar tu plan de gestión de cambio
Todas esas actividades para planear la gestión de cambio organizacional son muy importantes y se deben realizar, pero es igual de importante que se ejecuten las acciones que están en el plan.
El plan de gestión de cambio es un documento vivo. El documento se compone de pequeños planes que atienden los diversos ejes de la gestión de cambio organizacional: patrocinadores, resistencia, comunicación, entrenamiento. Este plan se retroalimenta del logro en la adopción y el enganche que se va obteniendo en los impactados por la transformación.
No es necesario tener el plan de gestión de cambio completamente definido en todos sus planes para poder empezar a ejecutarlo. Si es indispensable que cada una de las acciones planeadas en papel se lleven a la práctica y se ejecuten. Con acciones tempranas se logran los resultados esperados con la adopción de los impactados.
Retroalimentar tu plan de gestión de cambio
Cada una de las actividades que se planean para cada fase de la transformación debe responder a las necesidades específicas de esa determinada fase. Al finalizar cada una de las fases o puntos de control definidos, es necesario evaluar la efectividad de las acciones ejecutadas con los impactados. Para lograrlo, se puede usar herramientas como ADKAR. Ésta evaluación permitirá re-enfocar las actividades que no están obteniendo los resultados deseados y crear nuevas acciones que puedan comprometer mejor a todos los impactados.
Ejecuta tu plan, no esperes a que todo sea perfecto con él para poder llevarlo a cabo. Como dice un refrán popular en el camino se arreglan las cargas.
Si tienes dudas de cómo realizar tu plan de gestión de cambio, contáctanos, te podemos ayudar
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